Wat is een UBO en waarom moet jij dit weten bij het huren van een maatschappelijke zetel?
Of je nu net gestart bent met een BV of al langer samenwerkt in een VOF of CommV — de kans is groot dat je te maken krijgt met de term UBO. Maar wat betekent dat nu precies? En belangrijker nog: wat moet je ermee doen als je jouw onderneming inschrijft op een maatschappelijke zetel?
Wat is een UBO (Ultimate Beneficial Owner)?
UBO staat voor "Ultimate Beneficial Owner", of in het Nederlands: uiteindelijke begunstigde. Simpel gezegd: een UBO is een natuurlijke persoon die voor meer dan 25% rechtstreeks of onrechtstreeks eigenaar is van een onderneming, of op een andere manier de controle uitoefent. Het gaat hier dus niet om iemand die tijdelijk betrokken is of enkel administratief een rol speelt, maar om mensen die echt het beleid en de eigendom van het bedrijf mee vormgeven.
De verplichting om UBO's te registreren en te verifiëren is ingevoerd als onderdeel van de strijd tegen witwaspraktijken, belastingontduiking en fraude. Elke vennootschap in België is verplicht om zijn UBO’s te registreren in het UBO-register, beheerd door de FOD Financiën. Daarnaast moeten dienstverleners zoals Staete Vrijdaggevoel deze informatie zelf verzamelen en controleren wanneer een klant zich inschrijft voor een maatschappelijke zetel.
Wanneer ben je een UBO?
Je bent een UBO zodra je meer dan 25% van de aandelen of stemrechten in een onderneming bezit, of wanneer je op een andere manier zeggenschap uitoefent over het bedrijf. Dit kan dus ook als je bijvoorbeeld een mandaat hebt of op indirecte wijze controle hebt via andere vennootschappen.
Een paar concrete voorbeelden:
Je bezit 30% van de aandelen in een BV: je bent UBO.
Je bezit 20%, maar samen met je partner (met wie je een akkoord hebt) bezit je meer dan 25%: ook dan ben je UBO.
Je hebt geen aandelen, maar hebt contractueel het recht om belangrijke beslissingen te nemen: dan val je ook onder de definitie van UBO.
Dit geldt voor vennootschappen zoals een BV, VOF, CommV, maar bijvoorbeeld niet voor eenmanszaken, omdat je daar altijd de enige eigenaar bent.
Waarom is de UBO-controle zo belangrijk bij Staete Vrijdaggevoel?
Als aanbieder van maatschappelijke zetels vallen wij onder specifieke wetgeving die kadert binnen de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme). Hierdoor zijn we verplicht om exact te weten wie onze klanten zijn, en wie er achter de onderneming zit. Transparantie en integriteit zijn hierbij sleutelwoorden.
Daarom moet elke UBO zich bij ons individueel verifiëren. Het is niet voldoende als één persoon de administratie afhandelt voor het hele bedrijf. Ook als er meerdere vennoten of aandeelhouders zijn, verwachten we dat iedereen zich identificeert en zijn of haar gegevens aanlevert. Alleen zo kunnen wij voldoen aan de wettelijke eisen én een betrouwbare dienstverlening garanderen voor al onze klanten.
Deze controle omvat:
Een identificatie met geldig identiteitsbewijs
Een check op betrokkenheid bij de onderneming
In sommige gevallen een ondertekening van een UBO-verklaring
De snelheid van het proces hangt ook af van de medewerking van alle betrokken partijen. Hoe sneller iedereen zijn gegevens aanlevert, hoe vlotter wij het dossier kunnen finaliseren.
Wat als er iets verandert in de UBO-structuur?
Het is cruciaal om wijzigingen in de UBO-structuur onmiddellijk aan ons door te geven. Stel dat je een deel van je aandelen verkoopt aan een andere partij, en je dus niet langer (alleen) UBO bent, dan moet dat aangepast worden in het UBO-register én in onze administratie.
Bijvoorbeeld:
Je verkoopt 50% van je aandelen aan een nieuwe vennoot. Die persoon wordt dan ook UBO.
Je treedt toe als extra partner in een VOF en hebt samen met je vennoot 50/50 eigendom.
In zulke gevallen zijn wij verplicht om de nieuwe UBO te identificeren, verifiëren en correct op te nemen in onze systemen. Gebeurt dit niet tijdig, dan voldoet je onderneming niet meer aan de compliance-voorwaarden en kunnen wij onze samenwerking wettelijk gezien niet verderzetten. Daarom hanteren wij ook een 100% compliancebeleid: duidelijkheid en volledigheid in je dossier zijn cruciaal voor het behouden van een geldige maatschappelijke zetel.
Bij welke rechtsvormen is de UBO-registratie verplicht?
Niet elke rechtsvorm vereist een UBO-registratie. Hieronder een kort overzicht:
Eenmanszaak: geen UBO-registratie nodig. Jij bent automatisch de enige eigenaar.
BV (Besloten Vennootschap): ja, hier zijn vaak één of meerdere UBO's. Alle betrokken aandeelhouders of bestuurders boven de 25% grens moeten geregistreerd en geverifieerd worden.
VOF (Vennootschap Onder Firma): verplicht, aangezien het om een samenwerking tussen meerdere personen gaat.
CommV (Commanditaire Vennootschap): vereist ook UBO-registratie, zeker als er stille vennoten zijn of andere aandeelhouders.
De UBO-structuur verschilt dus per rechtsvorm, maar één ding is zeker: zodra je niet de enige eigenaar bent, moet je nagaan of UBO-registratie van toepassing is. En dat is precies waar Staete Vrijdaggevoel jou correct en vlot in begeleidt.
Nog vragen?
Heb je twijfels over jouw UBO-status of wil je weten wat je precies moet aanleveren? Neem dan gerust contact met ons op. Onze medewerkers staan dagelijks voor je klaar via onze website, de chat of telefonisch.
We helpen je graag om volledig in orde te zijn en te blijven — zonder zorgen, zonder gedoe.
