Maatschappelijke zetel voor een VOF in België
Wat is een VOF en hoe verschilt het van een eenmanszaak?
Een vennootschap onder firma (VOF) is een samenwerkingsverband tussen twee of meer personen die samen een onderneming runnen. Dit maakt het een populaire keuze voor partners, vrienden of familieleden die samen een zaak willen opstarten zonder direct de complexiteit van een BV aan te gaan. Een belangrijk verschil met een eenmanszaak is dat er bij een VOF meerdere vennoten betrokken zijn, wat betekent dat er gezamenlijke aansprakelijkheid is. Dit houdt in dat elke vennoot persoonlijk aansprakelijk is voor de schulden van de onderneming.
Bij de oprichting van een VOF is het verplicht een maatschappelijke zetel op te geven. Dit is het officiële adres van je onderneming, geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Hier komt meteen een belangrijke keuze bij kijken: gebruik je een privéadres of kies je voor een externe maatschappelijke zetel?
Waarom kiezen voor een externe maatschappelijke zetel bij een VOF?
Veel vennoten besluiten om geen privéadres te gebruiken als maatschappelijke zetel. De voornaamste redenen hiervoor zijn:
Privacybescherming: Bij een VOF staan alle vennoten met hun gegevens in de KBO. Een extern adres zorgt ervoor dat je woonadres niet publiek zichtbaar is.
Huurcontractbeperkingen: Dit speelt vaak een grote rol. Bij een VOF hebben beide of alle vennoten vaak een huurwoning, en het komt vaak voor dat geen van de huurcontracten toelaat om een onderneming in te schrijven op het woonadres. Hierdoor is een externe maatschappelijke zetel een noodzakelijke oplossing.
Duidelijkheid en professionele uitstraling: Klanten, leveranciers en instanties kunnen je onderneming makkelijk herkennen aan een professioneel adres in het centrum van Antwerpen, in plaats van een particulier adres.
Flexibiliteit: Wanneer de VOF groeit, hoeft men zich geen zorgen te maken over het verplaatsen van de zetel. Een externe maatschappelijke zetel biedt stabiliteit en continuïteit.
Uit onze eigen gegevens blijkt dat bij ongeveer 65% van de VOF's die zich bij ons inschrijven, de vennoten in een huurwoning wonen en geen bedrijf mogen inschrijven op hun privéadres. Ongeveer 20% kiest voor een externe zetel puur om privacyredenen, en de overige 15% doet dit voor een professionele uitstraling en flexibiliteit.
Het belang van de UBO-verklaring bij een VOF
Bij een eenmanszaak is het eenvoudig: de oprichter is automatisch de enige uiteindelijk begunstigde eigenaar (UBO). Bij een VOF ligt dit anders. Omdat er meerdere vennoten zijn, is het verplicht om een UBO-verklaring op te stellen waarin duidelijk wordt vastgelegd wie de uiteindelijke belanghebbenden van de onderneming zijn.
Deze verklaring is essentieel om te voldoen aan de Belgische wetgeving en moet correct en volledig worden ingediend. Bij Vrijdaggevoel zorgen we ervoor dat dit proces soepel verloopt, zodat alle vennoten zonder zorgen aan de wettelijke verplichtingen voldoen.
Digitale postverwerking: een extra troef voor VOF’s
Een ander groot voordeel van een externe maatschappelijke zetel is de digitale postverwerking. Dit betekent dat alle zakelijke post op onze centrale locatie aankomt, wordt gescand en beschikbaar wordt gesteld in een AVG-proof online postomgeving. Dit heeft enkele grote voordelen voor een VOF:
Toegankelijk voor alle vennoten: Omdat er meerdere bestuurders zijn, is het handig dat iedereen toegang heeft tot de zakelijke post, zonder dat deze naar één specifieke vennoot wordt doorgestuurd.
Altijd en overal bereikbaar: Of je nu thuis werkt, op zakenreis bent of gewoon op vakantie, je kunt eenvoudig je zakelijke post inzien via onze beveiligde digitale omgeving.
Efficiënte en georganiseerde administratie: Geen verloren brieven meer of poststukken die bij de verkeerde persoon belanden. Alle belangrijke documenten blijven gecentraliseerd beschikbaar.
Hoe wijzig je je KBO-adres bij overstap naar een maatschappelijke zetel?
Als je overstapt van een privéadres naar een maatschappelijke zetel bij Vrijdaggevoel, moet je je KBO-registratieadres wijzigen. Dit is een eenvoudig proces, maar wel een noodzakelijke stap om ervoor te zorgen dat je bedrijf correct geregistreerd blijft. We hebben hier een aparte blog over geschreven die stap voor stap uitlegt hoe je dit doet. Lees hier hoe je jouw KBO-adres wijzigt.
Hoe werkt het inschrijven van een maatschappelijke zetel bij een VOF?
Het proces om een maatschappelijke zetel bij Vrijdaggevoel in te schrijven is eenvoudig en efficiënt:
Kies een pakket: Wij bieden flexibele pakketten aan (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) zodat je een formule kunt kiezen die bij je onderneming past.
Vul je gegevens in: Na aankoop van een pakket krijg je toegang tot een online omgeving waar je de gegevens van je VOF en vennoten invult.
UBO-verklaring opstellen: Omdat er meerdere vennoten zijn, stellen we een UBO-verklaring op die door iedereen ondertekend moet worden.
Overeenkomst ondertekenen: Zodra alle gegevens zijn verwerkt, ontvang je een overeenkomst die alle vennoten digitaal ondertekenen.
Inschrijving voltooien: Na ondertekening verwerken wij je aanvraag en ontvang je alle documenten om je maatschappelijke zetel officieel te registreren.
Binnen 24 uur na goedkeuring ben je volledig operationeel en kan je je VOF inschrijven op het adres van Vrijdaggevoel.
Extra voordelen van een maatschappelijke zetel bij Vrijdaggevoel
Vrijdaggevoel biedt niet alleen een officieel adres, maar ook extra voordelen die jouw onderneming ondersteunen:
Centrale locatie in Antwerpen: Een professioneel adres op een strategische locatie.
Snelle en eenvoudige registratie: Binnen een dag geregeld.
Digitale postverwerking: Toegang tot je zakelijke post via een beveiligde online omgeving.
Flexibele contracten: Kies uit maand-, kwartaal- of jaarpakketten.
Uitstekende klantenservice: 7 dagen per week bereikbaar via chat, telefoon en e-mail.
Vergaderruimtes beschikbaar: VOF’s met een maatschappelijke zetel bij ons kunnen tegen een scherp tarief gebruikmaken van onze professionele vergaderzalen. Ideaal voor zakelijke meetings en overlegmomenten met vennoten of klanten.
Conclusie
Een VOF oprichten is een grote stap in het ondernemerschap, en het kiezen van de juiste maatschappelijke zetel is cruciaal. Met een externe maatschappelijke zetel bij Vrijdaggevoel geniet je van privacy, professionaliteit en flexibiliteit, zonder de nadelen van een inschrijving op een privéadres.
Heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op via de chat, telefoon of maak een afspraak om onze locatie in Antwerpen te bezoeken. We helpen je graag verder!
