Automatische blokkades en opvolging bij Staete Vrijdaggevoel

De systemen van Staete Vrijdaggevoel zijn op meerdere manieren geautomatiseerd en gekoppeld. Hierdoor kunnen er automatisch blokkades ontstaan binnen de postomgeving of dienstverlening wanneer bepaalde signalen zich voordoen. Hieronder lichten we de drie belangrijkste situaties toe waarbij dit kan gebeuren:

1. Ongeopende post en gebrekkige opvolging

Een blokkade kan ontstaan wanneer je post ontvangt, maar deze regelmatig niet of te laat opent. Wij beschouwen digitale post die ongeopend blijft als vergelijkbaar met fysieke post die je ontvangt, maar ongeopend laat liggen.

De inhoud van je post bevat vaak belangrijke of juridische informatie. Wanneer die structureel niet gelezen wordt, beschouwen we dit als risicovol gedrag.

Gevolgen kunnen zijn:

Blokkades binnen de postomgeving
Tijdelijke opschorting van diensten
In ernstige gevallen: automatische schrapping bij het KBO

2. Te late betalingen

Een tweede reden voor automatische blokkades is het structureel te laat betalen van facturen. In eerste instantie sturen wij een herinnering per e-mail. Wordt hier niet op gereageerd, of gebeurt dit vaker, dan grijpt het systeem in.

Bij herhaalde achterstanden passen wij automatisch het facturatieschema aan:

Betaal je momenteel per maand en zijn er twee achterstanden? Dan schakelen we over naar kwartaalfacturatie.
Betaal je reeds per kwartaal en zijn er opnieuw twee achterstanden? Dan gaan we over op jaarbetalingen.

Deze aanpassing voorkomt verdere risico’s op openstaande bedragen. De nieuwe facturen worden automatisch aangemaakt en verzonden.

3. Juridische hercontroles

Wij vallen onder toezicht van het FOD en zijn verplicht om periodiek klantdossiers te screenen. Onze afdeling Legal & Compliance voert daarom regelmatig hercontroles uit.

Tijdens zo’n hercontrole kan het voorkomen dat wij extra of vernieuwde documentatie opvragen, zoals een verlopen identiteitskaart. Wanneer hier geen tijdige reactie op volgt, beschouwt ons systeem dit als niet-coöperatief gedrag, wat ook kan leiden tot een blokkade.

Het negeren van dit soort e-mails brengt risico’s met zich mee, zowel voor jou als voor ons als dienstverlener.

Belangrijk: communicatie is cruciaal

We begrijpen dat meldingen soms in de spamfolder kunnen belanden. Daarom nemen we bij het eerste signaal altijd even contact op om dit uit te sluiten.

Maar let op:

Wordt post vervolgens nog steeds niet geopend,
Of blijven betalingen en documenten uit,

…dan treedt het systeem automatisch in werking.

Bij een derde keer ongeopende post, gemiste betaling of onbeantwoorde juridische hercontrole, start het systeem automatisch het ontbindingsproces van het contract en volgt schrapping bij het KBO.