Wat bedoelen we met 'doel en aard' bij het aanvragen van een maatschappelijke zetel? Uitleg en voorbeelden

Wanneer je een maatschappelijke zetel aanvraagt, komen er heel wat administratieve en wettelijke stappen kijken. Eén van de meest belangrijke – en vaak onderschatte – onderdelen van dit proces is het correct en volledig invullen van je doel en aard. Dit is geen loze formaliteit, maar een wettelijk verplichte stap binnen het cliëntenonderzoek dat aanbieders van maatschappelijke zetels zoals Staete Vrijdaggevoel dienen uit te voeren.

Of je nu een webshop runt, als digital nomad de wereld rondreist of een startende dienstverlener bent: zonder een helder omschreven doel en aard kunnen wij je aanvraag niet goedkeuren. In dit artikel leggen we uit wat we daar precies mee bedoelen, waarom het zo belangrijk is, en hoe jij het meteen goed kan doen.

Waarom doel en aard belangrijk zijn bij het aanvragen van een maatschappelijke zetel

Wanneer je een maatschappelijke zetel aanvraagt bij Staete Vrijdaggevoel, krijg je op een bepaald moment de vraag naar "doel en aard". Klinkt abstract? We leggen het je graag uit, want deze stap is niet alleen wettelijk verplicht, maar essentieel om jouw aanvraag correct en vlot te behandelen.

Wat bedoelen we met 'doel en aard'?

De begrippen "doel" en "aard" hebben betrekking op:

• Doel: Waarom heb je een maatschappelijke zetel nodig? Denk aan privacybescherming (je wil je privêdres afschermen), je mag je onderneming niet inschrijven op je huuradres, of je wil een professionelere uitstraling voor je onderneming.

• Aard: Wat voor soort activiteit voer je uit? Bijvoorbeeld: je runt een webshop, je bent zelfstandig consultant, of je werkt als digital nomad vanuit het buitenland.

Deze twee aspecten helpen ons om te begrijpen wat je precies doet én waarom je bij ons een maatschappelijke zetel aanvraagt. Het is essentieel voor onze interne verificatie en wordt jaarlijks gecontroleerd door instanties zoals de FOD Financiën.

Waarom vragen we dit?

Als aanbieder van maatschappelijke zetels zijn wij wettelijk verplicht om te weten wie onze klanten zijn en waarvoor zij onze dienst gebruiken. Dit is onderdeel van het reguliere cliëntenonderzoek onder de antiwitwaswetgeving (Wwft) en wordt jaarlijks gecontroleerd door instanties zoals de FOD Economie.

Daarom moeten wij kunnen aantonen dat we jouw profiel goed hebben onderzocht. Zonder een duidelijke omschrijving van doel en aard, kunnen we jouw aanvraag niet verwerken. Dit is niet omdat we moeilijk willen doen, maar omdat we hier strikt op worden gecontroleerd.

Bovendien helpt jouw toelichting ons ook om in te schatten of onze dienst geschikt is voor jouw activiteiten. Zo voorkomen we samen misverstanden en zorgen we ervoor dat alles volgens de regels verloopt.

Twee praktische voorbeelden

Voorbeeld 1 – Webshopeigenaar: Julie verkoopt als eenmanszaak handgemaakte accessoires via een webshop en woont in een huurappartement. Haar huisbaas staat een zakelijke inschrijving niet toe. In haar aanvraag vult ze in:

• Doel: Ik wil mijn privéadres afschermen en professioneel overkomen richting klanten.

• Aard: Ik run een webshop in handgemaakte sieraden en accessoires via Etsy en eigen website.

Dankzij deze heldere omschrijving kunnen wij haar aanvraag zonder vertraging verwerkt kan worden.

Voorbeeld 2 – Freelance IT-consultant: Sven is een digital nomad die in het buitenland woont maar een Belgische BV heeft. In zijn aanvraag schrijft hij:

• Doel: Ik heb een wettelijk erkend adres nodig voor mijn BV zonder dat ik fysiek aanwezig hoef te zijn.

• Aard: Ik bied remote IT-diensten aan voor klanten in België en Nederland.

Zijn aanvraag wordt op basis hiervan sneller verwerkt én eventueel goedgekeurd worden.

Hoe ziet een goede omschrijving eruit?

Een goede omschrijving van je doel en aard is concreet, eerlijk en to-the-point. Vermijd vage bewoordingen zoals "ik wil ondernemen" of "ik werk online". Geef liever specifieke details. Stel jezelf de vraag: "Begrijpt iemand die mij niet kent op basis van deze omschrijving wat ik doe en waarom ik deze dienst nodig heb?" Als het antwoord ja is, dan ben je goed op weg.

Minder goed: "Ik start een webshop."

Beter: "Ik start een webshop gericht op duurzame verzorgingsproducten. Mijn doelgroep bestaat uit Belgische consumenten. Ik werk volledig digitaal vanuit huis, maar omdat mijn huurcontract geen zakelijke inschrijving toelaat, wens ik een externe maatschappelijke zetel."

Wanneer doel en aard níet aansluiten bij een maatschappelijke zetel

Er zijn ook situaties waarbij het doel en de aard van een onderneming niet passen bij het gebruik van een maatschappelijke zetel. Hieronder twee voorbeelden die dat illustreren:

Voorbeeld 1 – Fysieke handelsactiviteit met voorraad: Een ondernemer verkoopt auto-onderdelen en stockeert deze in een loods aan huis. Klanten komen de onderdelen ter plaatse ophalen. In dit geval vinden de zakelijke activiteiten hoofdzakelijk plaats op het adres zelf, waardoor het logisch én wettelijk vereist is dat de maatschappelijke zetel ook op die locatie wordt gevestigd. Een postadres of virtuele zetel zou in dit geval niet volstaan.

Voorbeeld 2 – Autogarage of horecazaak: Een koppel opent een kleine horecazaak met zitplaatsen, keuken en bediening. Of iemand runt een garage waar klanten dagelijks hun wagen laten herstellen. Dit soort ondernemingen hebben een duidelijke exploitatiezetel – een plaats waar de activiteiten effectief worden uitgevoerd. Een maatschappelijke zetel bij een aanbieder zoals Staete Vrijdaggevoel is dan niet geschikt, omdat het zakelijke adres overeen moet stemmen met de plaats van activiteit.

In beide gevallen kan het dus zijn dat wij jouw aanvraag niet kunnen goedkeuren, puur omdat doel en aard niet stroken met de aard van onze dienstverlening. Transparantie hierover bij je aanvraag voorkomt teleurstelling en zorgt voor een vlotter proces.

Wat als je al klant bent en er iets verandert?

Wijzigingen in jouw bedrijfsstructuur of activiteit? Dan moet je die opnieuw aan ons doorgeven. Denk aan:

• Je verkoopt je bedrijf of er komt een vennoot bij

• Je verandert van activiteit (bijv. van consultancy naar horeca)

• Je richt een nieuwe BV op vanuit je bestaande eenmanszaak

Ook dan moeten we de doel en aard opnieuw evalueren en actualiseren.

Transparantie zorgt voor snelheid

Een helder ingevuld dossier zorgt ervoor dat wij je aanvraag sneller kunnen verwerken. Meestal is een aanvraagprocedure bij ons afgerond binnen 24 uur. Maar dat lukt enkel als we alle informatie correct ontvangen. Daarom loont het de moeite om je doel en aard meteen duidelijk en volledig te omschrijven.

Vragen? We staan voor je klaar

Heb je vragen of weet je niet goed wat je moet invullen? Bekijk onze video’s, lees de blogs of neem contact met ons op via de chat of telefoon. Samen zorgen we ervoor dat jouw aanvraag vlot en zonder vertraging wordt afgehandeld.