Samenwerken als boekhouder of accountant

De maatschappelijke zetel is het officiële adres van een onderneming, zoals geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De exploitatiezetel is het adres waar de werkelijke bedrijfsactiviteiten plaatsvinden. Een onderneming kan meerdere exploitatiezetels hebben, maar slechts één maatschappelijke zetel.

Ja, je mag dit doen, maar het aanbieden van maatschappelijke zetels brengt extra verantwoordelijkheden met zich mee. Je moet voldoen aan de Belgische anti-witwaswetgeving en zorgen dat je diensten geen trust-achtige activiteiten omvatten.

Ja, de belastingdienst accepteert virtuele kantoren als maatschappelijke zetels, mits er aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan. Het adres moet bijvoorbeeld toegankelijk zijn voor correspondentie en controle door de autoriteiten.

Je kunt je diensten aanbieden aan alle soorten bedrijven, maar wees extra voorzichtig bij:
- Start-ups zonder duidelijke bedrijfsactiviteiten.
- Internationale holdings of vennootschappen.
- Klanten met complexe of ondoorzichtige structuren.

Er is geen wettelijke limiet, maar de Belgische belastingdienst kan extra controles uitvoeren als meerdere bedrijven op hetzelfde adres staan geregistreerd, vooral als er geen duidelijk onderscheid is in bedrijfsactiviteiten.

De belangrijkste risico’s zijn:
- Aansprakelijkheid bij fraude: Als je klanten je adres gebruiken voor belastingontduiking of witwassen, kun je verantwoordelijk worden gesteld.
- Nalevingsrisico: Je moet voldoen aan de anti-witwaswetgeving, zoals cliëntenonderzoek en het melden van verdachte transacties.

Ja, als blijkt dat je onvoldoende controles hebt uitgevoerd of bewust hebt meegewerkt aan frauduleuze praktijken, kun je aansprakelijk worden gesteld. Zorg daarom voor strikte naleving van de wet- en regelgeving.

Hoewel er geen wettelijke limiet is, kan een groot aantal bedrijven op hetzelfde adres leiden tot verhoogde controles door de Belgische belastingdienst en andere autoriteiten.

Ja, als je maatschappelijke zetels of zakelijke adressen aanbiedt, val je onder de Belgische anti-witwaswetgeving. Dit betekent dat je cliëntenonderzoek moet doen, verdachte transacties moet melden bij de CFI en een risicobeoordeling moet maken.

Je bent verplicht om een grondig cliëntenonderzoek uit te voeren, inclusief:
- Identiteitsverificatie van de klant en de uiteindelijke begunstigde (UBO).
- Analyse van de aard van de activiteiten van de klant.
- Controle op potentiële risico's, zoals betrokkenheid bij hoogrisicolanden of verdachte transacties.

Sancties kunnen variëren van administratieve boetes tot strafrechtelijke vervolging. Ook kun je je erkenning als boekhouder of accountant verliezen als je beroepsorganisatie vaststelt dat je nalatig bent geweest.

In België is er geen aparte wetgeving voor trustdiensten zoals de Nederlandse Wet toezicht trustkantoren (Wtt 2018). In plaats daarvan valt het aanbieden van maatschappelijke zetels onder de Belgische anti-witwaswetgeving. De regels zijn minder specifiek, maar brengen vergelijkbare verplichtingen met zich mee.

Je kunt misbruik voorkomen door:
- Strikte screeningprocedures te hanteren.
- Een duidelijke overeenkomst te sluiten die het gebruik van de maatschappelijke zetel afbakent.
- Regelmatige controles uit te voeren op de activiteiten van klanten die jouw diensten gebruiken.

Ja, je bent verplicht een klant te weigeren als je twijfelt aan de legitimiteit van hun activiteiten. Dit geldt vooral als de klant geen duidelijke bedrijfsactiviteiten heeft of weigert mee te werken aan cliëntenonderzoek.

Als je een vermoeden hebt van fraude of witwaspraktijken, ben je verplicht om een melding te maken bij de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI). Dit geldt ook als je klant een maatschappelijke zetel op jouw adres gebruikt.

Ja, dat mag, maar deze combinatie kan als "trustdienst" worden beschouwd. Dit brengt strengere eisen met zich mee, waaronder registratie en rapportageverplichtingen. Overleg met een juridisch expert om risico’s te beperken.

Je kunt klanten informeren door:
- Een informatieve brochure of document aan te bieden met de wettelijke verplichtingen.
- Klanten te adviseren over hoe ze compliant kunnen blijven bij het gebruik van jouw diensten.
- Verwijzing naar officiële bronnen, zoals de anti-witwaswet en de richtlijnen van het ITAA.

Het kan rendabel zijn, vooral als je extra diensten zoals postverwerking of administratie aanbiedt. Zorg er echter voor dat de kosten van naleving van wet- en regelgeving (zoals cliëntenonderzoek) in je prijsstructuur worden meegenomen.

Wel: Basisdiensten zoals postverwerking, vergaderruimtes en telefoonbeantwoording.
Niet: Financieel beheer, directievoering of complexe administratieve ondersteuning die als trustdienst kunnen worden beschouwd.

Ja, buitenlandse klanten kunnen een maatschappelijke zetel in België registreren, maar het is belangrijk om na te gaan of ze voldoen aan de Belgische wettelijke vereisten. Het kan nodig zijn om extra documenten te vragen, zoals een oprichtingsakte of bewijs van bedrijfsactiviteiten.